個人サロンの電子帳簿保存法｜メールで届く明細・領収書の残し方

個人サロンの電子帳簿保存法の対応は「データで受け取ったものを、データのまま残す」

個人サロンの電子帳簿保存法の対応で、まず押さえるのは1点です。メールやネットで受け取った請求書・領収書・明細は、印刷せずにデータのまま残す。紙で受け取ったものは、紙のまま保存して構いません。帳簿を会計ソフトで作るかどうかとは、別の話です。

この記事でわかること

• 個人サロンに関係するのは電子帳簿保存法のどの部分か
• サロンで「データで受け取っている取引」の棚卸し表（自分の店に印をつけて使えます）
• ファイル名のルールと月別フォルダで残す、月1回・10分の運用の型

この記事は、2026年10月時点で確認した国税庁の案内（「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」令和8年7月版ほか）をもとにした一般的な情報です。自分の店がどの扱いになるかといった個別の判断は、税務署や税理士にご確認ください。

結論：個人サロンに関係するのは主に「電子取引データの保存」

電子帳簿保存法には、大きく3つの制度があります。

国税庁の一問一答では、電子取引を「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」と説明しています（問2）。取引情報とは、注文書・契約書・領収書・見積書などに通常書かれている内容のことです。メール本文や添付ファイル、ネットからダウンロードした領収書、スマホ決済の利用明細も含まれます（問4・問5・問8）。

つまり、個人サロンがやることは次の3つにまとまります。

1. データで受け取った（送った）取引の書類を洗い出す
2. 日付・金額・取引先で探せる形にして、データのまま保存する
3. あとから書き換えない決まりを作って、そのとおりに運用する

会計ソフトを新しく入れたり、専用の保存サービスを契約したりしなくても、この3つは手作業でできます。国税庁自身が、特別なソフトを使わない個人事業主向けの保存方法を例示しているからです（問19。後で詳しく紹介します）。

なぜ迷うのか：紙とデータが混ざり、明細が「あちこちの管理画面」にある

電子帳簿保存法の対応で個人サロンが迷う理由は、制度の難しさより受け取り方がバラバラなことにあります。

• 材料の仕入れは、ディーラーからの紙の納品書と、ネット通販の注文メールが混ざっている
• 予約システムや掲載サイトの利用料は、請求書がメールで届くものと、管理画面に載るだけのものがある
• キャッシュレス決済の手数料や入金の明細は、決済サービスの管理画面を開かないと見られない
• 家賃や光熱費は、紙の請求書からWeb明細に切り替わったことに気づいていない

紙で届くものは、封筒ごと箱に入れておけばなんとかなります。ところが、データで届くものはメールの受信箱と、いくつもの管理画面に散らばったままです。何を残せばいいか分からないのではなく、何をデータで受け取っているかを把握していない。ここが出発点です。

だから最初の作業は、ルールを覚えることではなく、自分の店の棚卸しです。

手順1：サロンで「データで受け取っている取引」を棚卸しする

下の表は、個人サロンでデータのやり取りが起きやすい取引を並べたものです。自分の店に当てはまる行に印をつけて、そのまま毎月の保存リストとして使えます。

表を使うときの注意点を、国税庁の一問一答に沿って補足します。

• ① 決済サービスの手数料の請求や入金の明細も、Webで受け取る取引の書類にあたると考えられます。サービスごとに明細の種類が違うため、どれを残すか迷ったら税理士に確認します。支払い方法ごとの手数料と入金日の見方は、サロンの支払い方法を現金・カード別に管理する｜手数料と入金日の見方にまとめています。
• ③ メールのうち、保存が必要なのは取引の内容が書かれたものだけです。領収書が添付ファイルで届いた場合は、添付ファイルだけを保存すれば足りるとされています（問6）。
• ⑤ カードの利用明細もデータで受け取れば電子取引です。さらに、その明細に含まれる個々の買い物の領収書をデータで受け取っていれば、それも別に保存が必要とされています（問5）。
• ⑥ 銀行のオンライン上の通帳や入出金明細でも保存でき、いつでも確認できる状態なら、ダウンロードまではしなくても差し支えないとされています（問11）。
• ⑦ 保存の対象は受け取ったものだけではありません。データで送った領収書や請求書の控えも、データのまま保存します（問30）。領収書をツールから自動で送っている場合は、そのツールに控えが残るか、いつまで見られるかを確認しておきます。領収書の出し方そのものは、サロンの領収書は手書き不要｜発行のやり方と送る方法を参照してください。

反対に、紙で受け取ったものは紙のまま保存で構いません。同じ内容を紙とデータの両方で受け取り、紙を正本と決めている場合は、紙の保存だけで足りるとされています。ただし、メールのほうに紙には無い情報が書かれているなら、両方を残します（問16）。

手順2：「探せる名前で・消えない場所に」残す

保存したデータは、日付・金額・取引先で探せる状態にしておく必要があります。これを検索要件（あとから条件を指定して探し出せること）と呼びます（問48）。

専用のソフトが無くても、次の2つで満たせます。

1. ファイル名のルールを決める

取引の日付_取引先_金額 の順で、毎回同じ形に付けます。

20261005_〇〇通販_3300.pdf
20261031_〇〇電力_8420.pdf
20261031_〇〇決済サービス_手数料_2156.pdf

国税庁の一問一答でも、特別な保存ソフトを使っていない個人事業主の例として、ファイル名に規則性をもって日付・取引先・金額を入れる方法が示されています（問19）。区切りの記号や並び順は自由ですが、一度決めたら変えないのがコツです。途中で変えると、パソコンの検索で拾えなくなります。

2. 月別のフォルダに入れる

電子取引データ
 └ 2026
    ├ 2026-10
    ├ 2026-11
    └ 2026-12

フォルダの分け方は「各月」でも「取引先ごと」でもよいとされています（問19）。ひとりサロンなら、月末の作業と区切りがそろう月別がおすすめです。

ファイル名を工夫する代わりに、ファイルに連番を振り、表計算ソフトで「番号・日付・取引先・金額」の一覧表（索引簿）を作る方法も認められています（問19）。国税庁のサイトに索引簿の作成例（Excel）があります。

手順3：「書き換えない決まり」を1枚作っておく

データは、あとから中身を書き換えられます。そこで、保存したデータが改ざんされていないことを示す措置が求められます。国税庁の一問一答で示されている方法は次の4つで、どれか1つを選べばよいとされています（問18・問30）。

1. タイムスタンプ（ある時刻にそのデータが存在し、それ以降書き換えられていないことを証明する仕組み）が付いたデータを受け取る
2. 受け取ったあと、自分でタイムスタンプを付ける
3. 訂正や削除の記録が残る、または訂正や削除ができないシステムで受け取って保存する
4. 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて、そのとおりに運用する

個人サロンが手作業で取りやすいのは4です。事務処理規程とは、「保存したデータは原則として訂正も削除もしない。やむを得ず直すときは記録を残す」という店の決まりを文書にしたものです。

国税庁の参考資料（各種規程等のサンプル）に、個人事業者の例のひな形（Word）があります。中身は短く、おおむね次の2点です。

• 保存する取引のデータは、訂正も削除も原則禁止とする
• 正当な理由があって訂正・削除するときは、申請日・取引先・訂正や削除の内容と理由などを書いた記録を作り、そのデータの保存期間が終わるまで一緒に保存する

ひな形の日付と名前を埋めて、保存フォルダと同じ場所に置いておけば準備は終わりです。大事なのは作ることより、決めたとおりに運用することです。保存したファイルの名前や中身を、あとから都合よく書き換えないようにします。

売上が一定以下なら「探せる形」は不要になる。ただし残す義務は残る

ここは誤解が多いところなので、国税庁の一問一答（令和8年7月版）の書き方に沿って整理します。

個人事業者の場合、電子取引をした年の前々年（1月〜12月）の売上高が5,000万円以下で、税務調査のときに税務職員から求められたらデータを提出（ダウンロード）できるようにしていれば、検索要件（日付・金額・取引先で探せること）の確保は不要とされています（問21・問48）。2026年の取引なら、2024年の売上高で判断することになります。

ひとりで営むサロンの多くは、この条件に当てはまるでしょう。ただし、この緩和で不要になるのは「探せる形にすること」だけです。

• データのまま保存することは必要
• 手順3の改ざんを防ぐ措置（事務処理規程など）も必要
• 保存期間のあいだ残しておくことも必要

それでもファイル名のルールをおすすめするのは、自分が困らないためです。お客様から領収書の再発行を頼まれたとき、経費の金額を確かめたいとき、確定申告で1年分を集計するとき。探せないデータは、残していないのとあまり変わりません。売上の基準は毎年判定し直すものなので、最初から探せる形にしておけば、売上が伸びた年に慌てずに済みます。

保存期間は、書類の種類と、青色申告か白色申告かで5年または7年に分かれます。たとえば青色申告の個人事業者なら、領収書などは原則7年、請求書・見積書などは5年とされています（問17）。区分ごとに分けて管理するのが手間なら、すべて7年残すと決めてしまうのが簡単です。

なお、準備が間に合わない事情があり、税務署長が「相当の理由」があると認めた場合の猶予措置もあります。ただしこの場合も、データそのものを保存し、データと印刷した書面の両方を求めに応じて出せるようにしておく必要があるとされています（問89・問93）。印刷した紙だけを残す方法は、2024年1月以降の取引では認められていません。

月に1回・10分でやる運用の型

一度フォルダと規程を作ったら、あとは月に1回の繰り返しです。確定申告の前にまとめてやろうとすると、管理画面で過去の明細を見られる期間が限られているサービスもあるため、取りこぼしが出やすくなります。

1. 日を決める：月末か、決済サービスの入金明細が確定する日。カレンダーに毎月の予定として入れておきます。
2. 棚卸し表の行を上から順に開く：手順1で印をつけた行だけ、管理画面やメールを開きます。
3. ダウンロードして名前を付ける：日付_取引先_金額 のルールで名前を付けます。
4. その月のフォルダに入れる：メールの場合、添付ファイルがあれば添付ファイルだけを保存します。
5. 表に抜けがないか見る：毎月届くはずの利用料の請求書が1枚足りない、といった抜けはここで気づけます。
6. バックアップをとる：法令上の要件ではありませんが、保存期間を通じて残すためにバックアップが望まれるとされています（問17）。パソコンの中だけ、スマホの中だけにしないことが大事です。

月末に経営の数字を見返す習慣がある方は、その流れに組み込むと続けやすくなります。見返しの順番は個人サロンの月末の振り返りのやり方｜30分で終わる見る順番を参考にしてください。

パソコンが無く、スマホだけで運営している場合

スマホだけでサロンを回している方も、同じ考え方で対応できます。国税庁の一問一答では、スマホで受け取った領収書データに通し番号を付けて保存し、スマホの表計算アプリで索引簿を作るなどの方法が例示されています（問21）。

スマホならではの注意点は2つです。

• 機種変更でデータを失わない：スマホの利用期間は保存期間より短いことが多いため、機種変更のときに新しい端末へデータを移すか、古い端末を正常に動く状態で残しておく必要があるとされています（問21）。クラウドの保存場所に置いておくと、移し替えの手間が減ります。
• プリンタは常設でなくてもよい：税務調査のときに近くの有料プリンタなどで速やかに出力できれば、プリンタを持っていないことだけで要件違反にはならないとされています（問21）。

パソコンなしでの店の回し方全体は、サロンはパソコンなしで開業できる？スマホ・タブレットだけの現実解にまとめています。

よくある失敗とNG

• 印刷して紙だけ残す … 2024年1月以降の電子取引は、印刷した紙でデータの保存に代えることはできません。印刷した紙をスキャンしても、元のデータの代わりにはならないとされています（問98・問99）。管理しやすいように印刷して綴じるのは構いませんが、データも残します（問31）。
• メールの受信箱に置いたままにする … 添付ファイルが届いたメールを、メールソフトで見られるだけの状態では足りないとされています（問5）。ファイルとして取り出して保存します。
• 確定申告の直前にまとめてダウンロードする … 管理画面で過去の明細を見られる期間が短いサービスがあると、1年前の分が取り出せないことがあります。月1回で回します。
• 保存したファイルの中身や名前を、あとから書き換える … 改ざんを防ぐ決まりを作っていても、運用で崩れると意味がありません。直す必要があるときは、規程どおりに記録を残します。
• 紙で届いたものまでスキャンしようとする … 紙で受け取ったものは紙のまま保存で構いません。スキャナ保存は、使うかどうかを選べる別の制度です。
• 「会計ソフトを入れないと対応できない」と思い込む … 帳簿を電子で作るかどうかは、電子取引データの保存とは別の話です。手作業のファイル名とフォルダで対応できる方法を、国税庁自身が示しています。

業態別の見え方の違い

やることは同じですが、データで届く取引の中心は業態によって少し違います。

• 美容室・理容室 … 材料をディーラーから仕入れている場合、請求書が紙のままのことも多い業態です。ディーラーのWeb発注や請求メールに切り替わったタイミングで、棚卸し表の③に加えます。店販をネットショップでも売っている場合は⑧も対象です。
• まつげ・ネイル・エステ … グルー・ジェル・化粧品などをネット通販で仕入れることが多く、③の件数がいちばん多くなりがちです。購入のたびにメールが届くため、月1回の保存では「購入履歴から領収書を出す」ほうがまとめて済むことがあります。
• 整体・整骨院・鍼灸など自費の院 … 自費の個人客が中心なら、美容サロンと考え方は同じです。予約システムや掲載サイトの利用料（②）と、キャッシュレス決済の明細（①）が中心になります。
• 教室・スクール … 月謝をオンライン決済で受け取っている場合、決済サービスの入金明細（①）が毎月まとまって届きます。生徒さんにデータで領収書を送っていれば、⑦の控えも残します。

まとめ

個人サロンの電子帳簿保存法の対応は、次の3点に整理できます。

1. 関係するのは主に電子取引データの保存 … メールやネットで受け取った・送った取引の書類は、データのまま残します。紙で受け取ったものは紙のままで構いません。
2. 探せる名前で、消えない場所に … 日付_取引先_金額 のファイル名と月別フォルダ、そして「書き換えない」事務処理規程の1枚で、手作業でも対応できます。売上が一定以下なら探せる形は不要とされていますが、残す義務は残ります。
3. 月に1回・10分で回す … 棚卸し表の行を上から順に開き、ダウンロードして名前を付け、月のフォルダに入れる。確定申告の前にまとめてやらないことが、いちばんの取りこぼし対策です。

受け取った明細を月ごとに残しておくと、確定申告の準備もそのまま楽になります。申告までの段取り全体は個人サロンの確定申告は何から？売上と経費を今から整える手順、経費になるものの線引きは個人サロンの経費一覧｜確定申告で落とせるもの・迷いやすいものをあわせてご覧ください。

売上の記録も、月ごとに出しておくと申告が軽くなります

受け取った明細を月ごとに残す習慣ができたら、自分の店の売上も同じ月の区切りで出しておくと、申告の準備がひとつにまとまります。SALONA（サローナ）は予約・お会計と売上の記録がつながったサロン向けのツールで、月ごとの売上をExcel・PDFや、会計ソフト（freee・弥生）に取り込める形式のCSVで出力できます。なお、受け取った請求書や明細を保存する機能ではないため、この記事の保存作業は別に行ってください。

👉 SALONAを見てみる

よくある質問（FAQ）

Q. 紙で受け取った領収書も、スキャンしてデータにしないといけませんか？
A. いいえ。紙で受け取ったものは、紙のまま保存して構いません。紙をスキャンしてデータで保存するスキャナ保存は、使うかどうかを選べる制度です。電子帳簿保存法で個人サロンに求められるのは、主にメールやネットなどデータで受け取った・送った取引の書類を、データのまま保存することです。

Q. 売上が少ない個人サロンなら、電子取引の保存は何もしなくていいですか？
A. いいえ。国税庁の一問一答（2026年7月版）では、前々年の売上高が5,000万円以下で、税務調査のときにデータを提出できるようにしていれば、日付・金額・取引先で探せるようにする「検索要件」は不要とされています。ただし、データのまま保存することと、改ざんを防ぐ措置（事務処理規程を定めて運用するなど）は必要です。

Q. これまでメールの領収書を印刷して保管していました。どうすればいいですか？
A. 2024年1月以降の電子取引は、印刷した紙でデータの保存に代えることはできないとされています。まずは今月分から、データのまま保存する運用に切り替えます。過去分は、管理画面やメールにデータが残っていれば取り出して保存します。国税庁は、要件どおりに保存していない場合は青色申告の承認の取消しの対象となり得るとしつつ、取引が正しく記帳・申告されていれば直ちに取り消されるものではないとも説明しています（問98）。自分の場合の扱いは、税務署や税理士にご相談ください。

運営：株式会社art crat.／SALONA編集部
小規模・個人サロン、自費の治療院の経営・集客・ツール選びに、現場の手順で具体的に答えるメディアです。本記事は税務の一般情報をまとめたもので、国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）」「参考資料（各種規程等のサンプル）」の公表内容を2026年10月1日に確認して参照しています。要件・基準・保存期間は改正されることがあるため、最新情報と個別の判断は国税庁の一次情報および税務署・税理士にご確認ください。
公開日：2026-10-01／最終更新日：2026-10-01