予約システムの障害でサロンが取る対応｜前日の備えと当日の段取り

予約システムの障害でサロンが取る対応は、前日までにほぼ決まります

予約システムの障害でサロンが取る対応は、止まってから考え始めると間に合いません。決まるのは、前日までに何を手元へ置いておいたかです。予約が確認できない通信障害の日でも、その日の営業は回せます。この記事でわかることは3つです。（1）前日までに手元へ置いておく2つ、（2）止まった瞬間の切り分けと当日の段取り、（3）ツールを選ぶ段階で確かめておく2点です。

結論：前日に書き出しておき、当日は切り分けてから動きます

先に答えを置きます。やることは4つです。

1. 前日までに「翌日以降の予約一覧」と「お客様の連絡先」を手元へ置く（紙・スクリーンショット・書き出したファイルのどれでも成立します）
2. 止まった瞬間は、連絡の前に3つ切り分ける（自分の端末か／回線か／サービス側か）
3. その日は受付を紙に戻し、連絡するのは「今日これから来る方」だけに絞る
4. 復旧したら、紙で受けた分を入れ直し、二重になっていないかを突き合わせる

前提として置いておきたい考え方がひとつあります。どのサービスも止まりうるものとして備えるほうが、結果的に安く済みます。「止まらないツールを選ぶ」は判断基準になりません。理由は後ろで書きます。

準備にかかるのは、前日の数分です。

怖いのは予約が消えることではなく、今日を回せなくなることです

「予約システムが止まった」と聞いたときに頭に浮かぶ不安は、実は2つに分かれています。ここを分けないと、必要のない準備に時間を使うことになります。

A：データそのものが失われる不安。 顧客情報や予約履歴が消えてしまうのではないか、という心配です。クラウド型のサービスであれば、データの保管とバックアップは提供する側の仕事の範囲です。とはいえ、どういう頻度で取られていて、どこまで戻せるのかは契約や規約で決まります。気になるなら、自分の契約でどう書かれているかを見に行くのが早いです。

B：今日この瞬間、画面が見られない不安。 こちらが現実に起きやすいほうです。データは無事でも、数時間だけ見られない。すると、次に来るお客様が誰なのかが分からなくなります。

そして、Bで本当に困る中身は驚くほど少ない、というのがこの記事の出発点です。今日を回すために要る情報を書き出すと、これだけです。

• 誰が（お名前）
• 何時に来るか（開始時刻と、おおよその所要時間）
• 何をするか（メニュー・担当者）
• 連絡先（電話番号、または連絡の取れる手段）

これだけあれば、その日は回せます。カルテの中身も、過去の来店履歴も、売上の集計も、その日のうちに要るものではありません。備えの範囲を「今日の営業に要る4項目」まで絞ると、準備が現実的な作業になります。

前日までに手元へ置いておく2つ

置いておくものは2つです。

1つめ：翌日から数日分の予約一覧。 何日分にするかは、お店の予約の入り方で決めます。前日夜に翌日分だけでも役に立ちますし、週の頭に1週間分をまとめて出しておく方法もあります。数日分にしておくと、止まったのが朝で、その日の夕方に復旧しなかった場合にも持ちこたえます。

2つめ：お客様の連絡先。 予約一覧に電話番号の列が入っていれば、これで兼ねられます。入っていない場合は別に用意します。

形式はどれでも構いません。向き不向きだけ整理しておきます。

いちばん手堅いのは、紙とスクリーンショットの併用です。端末が動かないケースを紙で、紙を忘れたケースをスクリーンショットで拾えます。

手元に置くほど、個人情報の持ち出しリスクは上がります

ここは並べて書いておきます。予約一覧を手元へ出すという行為は、お客様の個人情報をお店の外の置き場所へ増やす行為でもあります。 印刷した紙が施術台の脇に残る、スクリーンショットが個人のスマートフォンの写真フォルダに溜まる、書き出したファイルが自分のメールに添付されたまま残る。備えのつもりが、そのまま漏れる経路になります。

始める前に3つだけ決めます。

1. 置き場所（紙なら鍵のかかる引き出し、ファイルならお店の端末の中だけ、など）
2. 保管期間（「その日が終わったら」「次の分を出したら前の分は破棄」など）
3. 処分の方法（紙はシュレッダー、画像やファイルは消す担当と日を決める）

考え方の全体像はサロンの顧客情報管理と個人情報の守り方｜棚卸しから廃棄までにまとめてあります。備えを始める前に、こちらの決めごとを先に置いておくほうが安全です。

止まった瞬間にやる3つの切り分け（順番があります）

画面が開かない、予約が確認できない。そのとき最初にやるのは、お客様への連絡ではありません。何が止まっているのかの切り分けです。打ち手がまったく変わるので、ここを飛ばすと動きが無駄になります。かかるのは2〜3分です。

順番が大事な理由は、1と2が「自分で直せる」側、3が「待つしかない」側だからです。1と2を確かめないまま3だと判断して全員に連絡すると、数分後に「自分の端末だけでした」と分かることがあります。連絡はやり直せません。

端末が1台しかないお店では、この切り分け自体がやりにくくなります。予備の端末をどう持つかはサロンはパソコンなしで開業できる？スマホ・タブレットだけの現実解で扱っています。

サービス側だと分かったら、復旧の見込み時間を聞いてください。 「30分で戻る見込み」と「今日いっぱいかかる」では、次の段取りが変わります。分からないと言われた場合は、分からない前提の段取り（＝一日止まっても回る形）に倒します。

その日の営業を回す段取り

サービス側の障害だと分かったら、ここからは紙の仕事です。4つを順に決めます。

1. 受付を紙に戻す。書き取る項目を決めておく。

あらかじめ紙に書き取る項目を決めておくと、当日に迷いません。最小はこれです。

• 日付・時刻（開始と、おおよその終了）
• お名前・ふりがな
• 電話番号
• メニュー（＋オプション）
• 担当者
• お会計の金額（受けた時点で決まっていれば）

この6項目をあらかじめ書いた紙を1枚作って、レジのそばに置いておきます。作るのは今日で構いません。当日に項目から考えると、後で入れ直すときに抜けが出ます。

2. 連絡するのは「今日これから来る方」だけに絞る。

全員に連絡する必要はありません。連絡が要るのは、復旧の見込みが立たず、かつ今日の来店に影響が出る方だけです。それ以外の方には、何も起きていません。

連絡の手段は、予約システムとは別の経路を使います。手元の一覧に電話番号があるので、1件ずつかけるのが早いです。お店全体への告知が要る場合は、SNSの投稿や公式アカウントのお知らせなど、予約システムとは切り離した手段を使います。

伝える中身は、謝罪より先に「どうすればいいか」です。当日連絡の言い回しと文例は台風でサロンを臨時休業する連絡手順｜当日の予約客への振替案内にまとめてあります。休業の連絡と構造は同じなので、そのまま流用できます。

3. 新規の受付をどうするか、先に決めておく。

止まっている間に来る新しい予約の希望を、どう扱うか。選べるのは2つです。

• いったん止める（受付の入口に「本日は電話でお受けします」等の掲示を出す）
• 折り返し前提で受ける（お名前と連絡先と希望日時だけ聞き、確定は復旧後に電話で返す）

どちらでも構いませんが、当日にその場で決めないのがコツです。判断に時間を取られますし、対応がお客様ごとにばらつきます。「うちは折り返し前提で受ける」と平時に決めておけば、当日は書き取るだけになります。

4. お会計の控えを取る。

紙で受けた分は、会計の記録も残しません。手書きの伝票かレシートの控えを、日付と時刻とお名前が分かる形で1か所にまとめておきます。ここが抜けると、あとで売上が合いません。

復旧したあとにやること

止まった当日より、こちらのほうが抜けやすいところです。営業が終わって疲れているタイミングに来るからです。

1. 紙で受けた分を入れ直す。 受付の紙を上から順に、1枚ずつ入れます。入れた紙にはチェックを付けていきます。
2. 紙の枚数と、入れ直した件数を突き合わせる。 数が合わなければ、どこかで飛んでいます。
3. 二重になっていないかを確認する。 止まっている間にお客様側から予約が入っていた場合、同じ来店が2件になります。復旧当日の予約一覧を、時間順に一度目で追ってください。同じお名前が近い時間に2件並んでいたら、片方を消します。
4. お会計を入れ直す。 控えの伝票を、同じく1枚ずつ。
5. カルテや施術の記録は、翌営業日までに転記する。 その日のうちでなくて構いません。ただし記憶が残っているうちに。

入れ直しの漏れは、その日の売上だけでなく客数の集計まで狂わせます。 客数（その期間にお店へ来たお客様の人数のことです。数え方はサロンの客数の数え方｜延べ客数と実客数の違いと新規の線引きにまとめています）が少なく出ると、月次で見たときに「今月は落ちた」と読み違えます。障害があった日は、日報かカレンダーに一行だけ「◯月◯日 システム停止・紙受付」と残しておくと、後から数字を見たときに迷いません。

ツールを選ぶ段階で確かめておく2つ

これから導入する方、いま乗り換えを考えている方は、選ぶ段階で確かめておけることが2つあります。どちらも、使い始めてからでは変えられないところです。

1つめ：予約と顧客の情報を、自分の操作で取り出せるか。

ここまで書いてきた備えは、すべて「手元に一覧を出せること」が前提でした。出せなければ、前日の準備そのものが成立しません。確かめる観点は3つです。

• 取り出せる中身（お客様の情報だけか、来店の履歴も含まれるか）
• 取り出す手順（お店の側でできるのか、依頼して待つ形なのか）
• 取り出せる形式（表計算ソフトで開けるか、印刷しやすいか）

サービスによって、この3つはかなり違います。「できます」の一言で終わらせず、実際にどこまで出るのかを検討中に一度出してみるのがいちばん早い確かめ方です。無料期間があるなら、その間に一度試しておきます。

2つめ：止まったときの連絡先と、対応の扱い。

聞いておく中身は3点です。

• 連絡先と受付時間（メールだけか、電話も受けるか。営業時間外はどうなるか）
• 通常のサポートに含まれる範囲と、それを超える作業が有償になる条件
• データの復旧を依頼できるか、依頼した場合の扱い

これらは契約や規約で決まる部分なので、一般論としてどうなるかは言えません。自分が契約する（している）サービスでどう書かれているかを、利用規約か料金ページ、あるいは導入前の面談で確かめてください。あとから読み返せるよう、書面かメールで残る形にしておくと安心です。

なお、ここで確かめているのは「止まらないこと」ではなく「止まったときにどう進むか」です。この違いは、次に紹介するヒアリングの話とつながります。

開業前のオーナーが、機能より先に聞いてきたこと

ここからは、実際のヒアリングで出てきた話です。

開業準備中のヘアサロンのオーナーAさん（仮名）に、導入を検討する段階でお話をうかがいました。そのなかで、Aさんはこう聞きました。

「なんかトラブルが起きました、アプリケーションで何か、今までになんかトラブって動かんねんやけど、とかっていうのはあるんすか。他のお客さんとかで」

続けて出てきたのが、この2つです。

「なんか起きた場合は、これ大体無償対応なんすか」
「その月額の中で対応してもらえるっていう感じ」

そして、そのすぐあとに顧客データの扱いへ話が移りました。

「これちなみにセキュリティ関係とかっていうのは、顧客データとかってもうきちっと……」

ここで注目したいのは、Aさんが障害で困った体験を話しているわけではないことです。まだ開業前で、契約を決める前の段階です。それでも、機能の話をしている場で、この3つを確かめにいきました。

• 他のお店で起きたことがあるか
• 起きたときの対応の費用は、どう扱われるのか
• 顧客データはどう守られているのか

3つとも「止まるかどうか」ではなく「止まったときにどうなるか」を聞いています。 これは、ツール選びの質問として筋がいいです。動いているときの使い勝手は、無料期間や画面を触れば自分で分かります。分からないのは、うまくいかなかったときに何が起きるかのほうです。だから先に聞いておく。

導入前の面談で機能の質問しか出ないとき、この3つは抜けたままになります。聞かれない側は自分から言い出しにくい話でもあります。聞くのは検討する側の役割、というのがこのやりとりから受け取った学びでした。

「止まらないツール」を選ぶのではなく、止まった数時間を乗り切れる形にしておきます

ここは編集部としての立ち位置を書きます。

「このツールは止まりません」という言葉を、選ぶ側の判断材料にしないほうがいいです。 理由は2つあります。

ひとつは、止まる原因が提供元の中だけにないことです。お店の回線が切れる、契約している通信会社に不具合が出る、停電する、端末が壊れる、店のWi-Fiのルーターが再起動を繰り返す。どれが起きても、画面は見られなくなります。提供元の稼働がどれだけ安定していても、お店の側から見える結果は同じです。

もうひとつは、「今まで起きていない」は将来の約束ではないことです。過去に問題がなかったことは事実として言えても、この先そうであるとは誰も言い切れません。言い切る売り手がいたら、そこは疑ったほうがいいところです。

だから、確かめるのは「止まらないかどうか」ではなく、こちらです。

• 止まった数時間を、自分の手で乗り切れる形にしてあるか
• 止まったときに誰に、どうやって連絡すれば話が進むのか

この2つが用意できていれば、どのサービスを使っていても、その日の営業は回ります。逆に、ここが用意できていないお店は、どれだけ安定したツールに乗り換えても不安のままです。備えのコストが前日の数分で済むのに対して、不安を持ち続けるコストのほうがずっと大きい、というのが率直なところです。

よくある失敗5つ

やりがちなものを5つ並べます。

1. 切り分けの前に全員へ連絡してしまう。 いちばんもったいない失敗です。焦って一斉に連絡した数分後に「自分の端末だけの問題でした」と分かる。訂正の連絡はお客様の手間になりますし、次に本当に困ったときの連絡を軽く受け取られてしまうことも考えられます。先に2〜3分の切り分けです。

2. 連絡先を個人のスマートフォンの写真フォルダに置いたままにする。 備えとしてスクリーンショットを撮るのは有効ですが、撮りっぱなしが問題です。障害が終わったら消す、を作業の最後に組み込んでください。

3. 紙で受けた分を「あとでまとめて」と溜める。 溜めた紙は入れ忘れます。当日中が難しければ翌営業日の朝、と決めておきます。

4. 復旧後に、二重予約の突き合わせを飛ばす。 紙で受けた分だけ入れて安心してしまうパターンです。止まっている間にお客様側から入った予約と重なっていないかは、別の作業として持っておきます。

5. お客様への連絡が謝罪だけで終わる。 「ご迷惑をおかけしております」だけでは、お客様は次に何をすればいいか分かりません。予定どおり来ていいのか／時間が変わるのか／どこに連絡すればいいのか、この3つを短く入れます。

もうひとつ、平時の話をひとつ足しておきます。通知が届いていないことに気づけない状態は、障害と同じくらい危ないところです。仕組み側の話はサロンの新規予約を見落とさない通知の仕組み｜メールに気づく運用にまとめてあります。

業態別に変わるところ

備えの型は同じですが、書き出す項目と当日の優先順位が業態で変わります。

美容室・ヘアサロン。 施術が長く、複数の方が同時に進行します。前日の書き出しに所要時間と担当者を入れておかないと、当日の紙の受付で枠が組めません。カラー剤の調合内容が要る方は、その日の分だけメモを別に控えておくと安心です。

ネイル・まつ毛。 前回のデザインやカラー、装着した本数などの前回情報が施術に直結します。書き出す一覧に前回のメニュー名を1列足しておくと、当日に困りません。

エステ・リラクゼーション。 コースや回数券の残数が分からないと、お会計が止まります。翌日以降に回数券をお持ちの方の来店がある場合は、残数の控えも一緒に手元へ出しておきます。

自費の整体・鍼灸・整骨。 1日に見る人数が多く、予約の間隔が短いことが多い業態です。連絡は来店時刻の早い順に、と決めておくと迷いません。施術内容の記録は当日の紙に要点だけ書き、正式な転記は復旧後で構いません。なお、当日のご案内やお知らせの文面で施術の効果に触れる書き方はしないでください。厚生労働省のあはき・柔整広告ガイドライン（2025年2月18日）では、院のホームページ自体は原則として広告規制の対象外とされる一方、リスティング広告やSNSへの投稿は広告として扱われ、広告にあたらないホームページにも虚偽・誇大な内容を載せないことが求められています。

まとめ

• 予約システムの障害でサロンが取る対応は、前日までに何を手元へ置いたかでほぼ決まります
• 手元へ置くのは2つ。翌日以降の予約一覧とお客様の連絡先。形式は紙でもスクリーンショットでも構いません
• 手元に置くほど個人情報の持ち出しリスクは上がるので、置き場所・保管期間・処分方法を先に決めます
• 止まったら、連絡の前に端末／回線／サービス側の3つを切り分けます。2〜3分で済みます
• 当日は受付を紙に戻し、連絡は今日これから来る方だけに絞ります
• 復旧後は、紙の枚数と入れ直した件数を突き合わせ、二重になっていないかを確認します
• ツールを選ぶ段階で確かめるのは「止まらないか」ではなく、自分で情報を取り出せるかと止まったときの窓口と費用の扱いの2点です

手元にコピーを持っておきたい方へ

備えの中心は、前日に予約と連絡先を手元へ書き出しておくことでした。この「自分でいつでも取り出せるか」は、ツールを選ぶ段階で確かめておける数少ない項目でもあります。SALONA（サローナ）では、お客様の情報と来店履歴を、お店の側の操作でCSVファイルとして取り出せます。ExcelやGoogleスプレッドシートで開けるので、バックアップとして手元に置けます。予約・電子カルテ・売上管理・顧客管理・LINE連携が全部込みで月額¥4,980（税込・スタッフ3名まで。4名以上はアカウント数に応じて加算。最安水準・2026年9月時点、主要なサロン向け予約管理ツールとの比較・自社調べ）です。

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よくある質問（FAQ）

Q. 予約システムが止まって予約が確認できないとき、まず何をすればいいですか。
A. お客様へ連絡する前に、2〜3分で切り分けをしてください。順番は、①別の端末で同じ画面が開くか、②Wi-Fiを切ってモバイル回線にすると開くか、③どの端末・回線でも開かないか、の3つです。①なら端末の再起動、②なら回線の切り替えで自分側で戻せます。③のときだけ、提供元の窓口に連絡して復旧の見込みを聞き、その日の段取りに移ります。切り分けの前に一斉に連絡すると、自分側の問題だったときに訂正の連絡が要ります。

Q. 予約のバックアップは、紙で取っておいたほうがいいですか。
A. 紙とスクリーンショットの併用がおすすめです。端末が動かないケースは紙で、紙を用意し忘れたケースはスクリーンショットで拾えます。中身は、お名前・時刻・メニュー・担当・連絡先があれば足ります。ただし、手元に置くぶんだけ個人情報の持ち出しリスクは上がります。置き場所・保管期間・処分方法の3つを先に決めてから始めてください。障害が終わったら消す、までを1セットにしておくと溜まりません。

Q. 障害が起きたときの対応費用は、月額に含まれるのが普通ですか。
A. サービスや契約によって扱いが違うので、一般論として言い切れる部分ではありません。契約前に確かめておきたいのは3点です。①連絡先と受付時間（メールのみか、電話も受けるか）、②通常のサポートの範囲と、それを超える作業が有償になる条件、③データの復旧を依頼できるかと、その扱い。いずれも利用規約や料金ページ、あるいは導入前の面談で聞けば答えが返ってくる範囲です。契約後に読み返せるよう、書面かメールで残る形にしておくと安心です。

運営: 株式会社art crat.／SALONA編集部
公開日: 2026-09-03　最終更新: 2026-09-03
本記事のお客様の声は、SALONA利用サロンへのヒアリングに基づき、特定できない形に匿名化して掲載しています（読みやすさのために言い回しを整えています）。引用しているのは、導入を検討する段階でオーナーご本人から出た質問であり、実際に障害でお困りになった体験ではありません。
注記: 障害時の対応範囲・費用・データの復旧可否は、ご利用のサービスの契約内容によって異なります。本記事は備えの手順を整理したもので、個別の契約における可否を示すものではありません。ご自身の利用規約およびサポート窓口でご確認ください。
参照: 厚生労働省「あはき・柔整広告ガイドライン」（2025年2月18日／https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/newpage_48702.html）